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Legal

Política de privacidad

Contenido legal en revisión

Estamos actualizando este documento. Mientras tanto, si tienes preguntas escríbenos a [email protected].

Última actualización:

1. Introducción

En YazPos respetamos tu privacidad y estamos comprometidos a proteger tus datos personales. Esta Política de privacidad explica cómo recopilamos, usamos, compartimos y protegemos tu información cuando utilizas nuestro servicio: el sitio web https://yazpos.app, la aplicación web y, cuando estén disponibles, las aplicaciones para Android, iPhone y computador.

Cumplimos con las normas de protección de datos aplicables en Colombia, en especial la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias (compiladas en el Decreto 1074 de 2015), y con las de los demás países donde operemos.

2. Responsable del tratamiento

Frente a los datos de las personas que crean una cuenta en YazPos y de quienes nos contactan, el responsable del tratamiento es:

El equipo de soporte de YazPos es el área encargada de atender tus peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales, en [email protected].

Frente a los datos que cada negocio registra sobre sus propios clientes, empleados y proveedores, el responsable es ese negocio y YazPos actúa como encargado del tratamiento (ver la sección 6).

3. Información que recopilamos

Información de cuenta

Cuando creas una cuenta en YazPos, recopilamos:

  • nombre completo y datos de contacto;
  • correo electrónico y, si nos lo das, número de teléfono;
  • información de tu negocio: nombre comercial, país y tipo de negocio y, si activas la facturación electrónica, RUT o NIT, razón social y dirección;
  • información de facturación y pago, si contratas un plan de pago;
  • credenciales de acceso (la contraseña se guarda protegida con un algoritmo de hash, nunca en texto plano);
  • el registro de tu aceptación de los términos y de esta política (versión, fecha y dirección IP).

Información operacional

Durante el uso de YazPos, recopilamos:

  • datos de clientes (nombres, contactos, documento de identidad o NIT e historial de compras);
  • si tu negocio vende a crédito: los saldos, cupos, vencimientos y abonos de las cuentas por cobrar de los clientes;
  • reservas de mesas: el nombre y, si lo das, el teléfono de quien reserva, el número de personas, la hora y una nota;
  • productos y servicios que ofreces;
  • transacciones y movimientos de venta y de caja;
  • información de facturas electrónicas;
  • datos de empleados con acceso al sistema (nombre, rol, PIN protegido y registros de asistencia);
  • datos de tus proveedores, si los registras;
  • reportes y análisis de negocio.

Frente a los datos personales incluidos en esta información, como los de tus clientes y empleados, YazPos actúa como encargado del tratamiento por cuenta de tu negocio (ver la sección 6).

Información técnica

Automáticamente recopilamos:

  • dirección IP y tipo de dispositivo;
  • navegador web y sistema operativo;
  • datos de uso y de acceso al servicio (por ejemplo, la fecha y la hora de los inicios de sesión y de las sincronizaciones), tomados de los registros de nuestros propios servidores;
  • registros de actividad (logs) y reportes de errores de la aplicación;
  • datos de los dispositivos registrados en tu negocio (sucursal y caja asignadas, versión de la aplicación y estado de sincronización);
  • información de cookies y del almacenamiento local (ver nuestra Política de cookies).

Información guardada en tus dispositivos

Hoy la aplicación guarda en tu navegador solo lo que describe nuestra Política de cookies. Cuando llegue el modo sin conexión, para que puedas vender sin internet, guardará en cada dispositivo una copia cifrada de los datos que tu negocio necesita para operar (por ejemplo, productos, ventas y turnos de caja), junto con las operaciones que aún no se han sincronizado. Esas operaciones se enviarán a nuestros servidores cuando vuelva la conexión.

4. Cómo usamos tu información

Las finalidades de esta sección aplican a los datos de tu cuenta y a la información técnica. Los datos personales de los clientes, empleados y proveedores de tu negocio solo los tratamos para prestarte el servicio (por ejemplo, registrar tus ventas, emitir tus facturas electrónicas o llevar las cuentas por cobrar de los clientes a los que les vendes a crédito: lo que deben, sus abonos y sus vencimientos), según la sección 6, y nunca para fines propios.

Utilizamos tu información para:

  • proporcionar y mantener nuestro servicio, incluso cuando no hay conexión a internet;
  • procesar transacciones y pagos;
  • emitir tu facturación electrónica ante la DIAN, si la activas;
  • comunicarnos contigo sobre actualizaciones y cambios;
  • mejorar nuestro servicio y desarrollar nuevas funcionalidades;
  • cumplir con obligaciones legales y normativas;
  • prevenir fraude y actividades ilegales;
  • elaborar estadísticas de uso del servicio con datos agregados y anonimizados de los registros de nuestros propios servidores, sin herramientas de análisis de terceros;
  • dar soporte al cliente y resolver problemas;
  • enviar al negocio los avisos y correos propios del servicio: el Cierre Z, los avisos de facturación (por ejemplo, una resolución por vencer o una factura detenida) y los avisos de seguridad de la cuenta (por ejemplo, un cambio en las credenciales de facturación). Los avisos de facturación y los cierres solo se envían a los correos que el negocio configura, y puedes dejar de recibirlos respondiendo a [email protected]. Los avisos de seguridad de la cuenta se envían siempre al dueño del negocio.

5. Bases legales para el tratamiento

Tratamos tu información con base en:

  • Consentimiento: la autorización previa, expresa e informada que nos das al aceptar nuestros términos y esta política cuando creas tu cuenta (Ley 1581 de 2012, artículo 9). Guardamos prueba de esa aceptación.
  • Contrato: la información necesaria para proporcionar el servicio que contrataste.
  • Obligación legal: el cumplimiento de leyes, regulaciones de la DIAN y demás normas.
  • Interés legítimo: mejorar la seguridad, prevenir fraude y optimizar nuestro servicio.

6. Datos de los clientes de cada negocio: YazPos como encargado

Cada negocio que usa YazPos registra datos personales de sus propios clientes, empleados y proveedores; por ejemplo, nombre, documento de identidad o NIT, correo, teléfono, dirección e historial de compras. Frente a esos datos, el negocio es el responsable del tratamiento y YazPos actúa como encargado del tratamiento: los trata por cuenta del negocio y solo para prestarle el servicio, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Como encargado, YazPos se compromete a:

  • tratar esos datos solo según las instrucciones del negocio y para las finalidades del servicio (ventas, facturación electrónica, inventario, compras y cuentas por pagar, cuentas por cobrar, reservas y reportes);
  • no usarlos para fines propios, no venderlos y no compartirlos con terceros, salvo con los proveedores necesarios para prestar el servicio (como el proveedor tecnológico de facturación electrónica) o cuando la ley lo exija;
  • protegerlos con las medidas de seguridad descritas en la sección 8 y guardar confidencialidad sobre ellos;
  • informar al negocio y a la Superintendencia de Industria y Comercio si ocurre un incidente de seguridad que los afecte;
  • apoyar al negocio para atender las consultas y reclamos de los titulares de esos datos;
  • permitir que el negocio exporte sus datos y, cuando su dueño elimina la cuenta, suprimirlos a los 30 días, salvo el registro mínimo anónimo y lo que la ley obligue a conservar (ver la sección 9).

Por su parte, cada negocio debe obtener la autorización de sus clientes y empleados cuando la ley lo exija, informarles su propia política de tratamiento de datos, atender sus derechos y registrar solo datos veraces y necesarios.

Aviso de privacidad para los clientes de tu negocio

Si tu negocio usa YazPos, tú eres el responsable de los datos de tus clientes y debes informarles cómo los tratas. Este es un modelo de aviso que puedes poner en tu punto de venta, en tu página o en tu política de tratamiento de datos. Reemplaza lo que va entre llaves con los datos de tu negocio (YazPos lo llena por ti con los datos de tu negocio y lo muestra al registrar la autorización de un cliente).

{Nombre comercial} (NIT {NIT}), con domicilio en {dirección}, es responsable del tratamiento de tus datos personales. Recogemos tu nombre, documento, correo, teléfono y dirección para expedir tu factura electrónica, como lo exige la ley tributaria, y, si te damos crédito, para registrar lo que nos debes, tus abonos y cobrarte. Solo si nos autorizas, los usamos también para enviarte comunicaciones distintas a la factura. Tus datos se registran en YazPos, que los trata por nuestra cuenta como encargado, y se transmiten al proveedor tecnológico de facturación electrónica (Taxxa) y a la DIAN. Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y revocar tu autorización, salvo los que la ley nos obliga a conservar, escribiendo a {correo del negocio}. Nuestra política de tratamiento está disponible en {enlace o en el punto de venta}. Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

Para emitir la factura electrónica no necesitas la autorización del cliente: es una obligación legal. La autorización se pide para los usos distintos a la factura, como enviarle promociones. YazPos te deja registrar esa autorización, con el canal por el que la diste, y revocarla cuando el cliente lo pida.

Huella dactilar y otros datos biométricos

Hoy YazPos no recopila huellas dactilares ni otros datos biométricos. Si en el futuro un negocio usa la huella dactilar (por ejemplo, para registrar la asistencia de sus empleados), debe tener en cuenta que es un dato sensible según la Ley 1581 de 2012 (artículos 5 y 6). Por eso, el negocio deberá obtener el consentimiento previo, expreso e informado de cada persona, explicarle que no está obligada a darlo y ofrecerle una alternativa, como el PIN. Las plantillas de huella se guardarán cifradas y no saldrán de los equipos del negocio.

Canales en línea de los negocios (menú, reservas, pedidos y domicilios)

Cada negocio puede publicar en YazPos páginas para sus clientes: su menú, las reservas, los pedidos y los domicilios. En ellas el negocio es el responsable del tratamiento de los datos que sus clientes escriben, y YazPos es el encargado: los guarda por cuenta del negocio y solo para que el negocio atienda lo que el cliente pidió. Quien las usa no necesita crear una cuenta en YazPos.

Estos son los datos de cada canal y por cuánto tiempo se guardan:

  • Menú: no pide ningún dato al visitante.
  • Reservas en línea: nombre, celular, correo (opcional), número de personas, fecha y hora, y una nota (opcional). Se conservan hasta 12 meses después de la fecha de la reserva; después se borran el nombre, el celular, el correo, la nota y el enlace de consulta, y solo queda la cifra de personas para los reportes del negocio.
  • Pedidos: nombre, celular, lo pedido, la forma de pago, la dirección escrita y las indicaciones para el domicilio. En el kiosko del mostrador, el nombre es opcional. Se conservan 12 meses.
  • Comprobantes de transferencia: la imagen o el PDF que el cliente sube. Se conserva 90 días desde que se cierra el pedido.
  • Ubicación del domicilio: el punto que el cliente marca con el GPS de su celular o en el mapa, junto con el pedido. Se conserva 12 meses. Se usa solo dentro de YazPos: el cálculo de la ruta y de la tarifa corre en el servidor de YazPos y el punto no se manda a terceros.

Verificación contra el abuso

Para evitar envíos automáticos, los formularios públicos usan la verificación de Cloudflare Turnstile. Además, la dirección IP del visitante se usa solo para poner límites a los envíos (por ejemplo, cuántas reservas puede hacer una misma conexión). Ese dato vive unas horas y se borra solo; no se guarda con la reserva ni con el pedido, y no se usa para otra cosa.

La subida del comprobante de transferencia no usa Turnstile: se autoriza con el enlace del pedido y tiene un límite de intentos por enlace.

El mapa

Para mostrar el mapa del domicilio, el navegador del cliente descarga las imágenes del mapa de OpenFreeMap. OpenFreeMap recibe la dirección IP del cliente y la zona que mira, pero nunca el punto que marcó.

Celular bloqueado

Si un negocio bloquea un celular por abuso, YazPos guarda solo una huella cifrada del número (no el número) mientras dure el bloqueo, hasta 12 meses.

El enlace de tu reserva o pedido

Al terminar, el cliente recibe un código corto para hablar con el negocio y un enlace para ver o cancelar lo suyo. Quien tenga el enlace puede verlo y cancelarlo, así que no debe publicarlo. El enlace de la reserva deja de abrir 30 días después de la fecha de la reserva, y el del pedido 30 días después de que se cierra, o cuando el dato se borra.

Sin correos ni publicidad

YazPos no envía correos, mensajes ni publicidad a los clientes de los negocios por estos canales, y no usa sus datos para otro fin. Si el negocio quiere contactarlos para algo distinto de la reserva o el pedido, necesita su autorización.

Cómo ejercer tus derechos

Si dejaste tus datos en el canal de un negocio y quieres conocerlos, corregirlos o que se borren, pídeselo al negocio: él es el responsable. YazPos lo ayuda a atender la solicitud (sección 10).

7. Compartir tu información

No vendemos ni comercializamos tu información personal. La compartimos solo en estos casos:

Proveedores de servicios

Compartimos información con proveedores confiables que nos ayudan a operar:

  • Taxxa, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, para la facturación electrónica (solo si la activas). Taxxa recibe los datos del comprador (nombre, documento, correo y dirección, entre otros) para emitir la factura, y a través de él la información llega a la DIAN. Si activas el modo demo de la facturación, esos datos van a un ambiente de pruebas compartido de Taxxa: usa datos de prueba, no datos reales de tus clientes;
  • proveedores de hosting y servidores en la nube, donde se guardan la información y sus copias de seguridad;
  • proveedores de red y seguridad, que protegen el servicio contra ataques y bots;
  • proveedores de correo electrónico, para enviarte notificaciones y atender tus mensajes;
  • procesadores de pago y pasarelas, cuando contrates un plan de pago;
  • servicios de monitoreo de errores y de disponibilidad.

Todos estos proveedores están obligados contractualmente a proteger tu información y a usarla únicamente para proporcionar los servicios.

La información se aloja fuera de Colombia: la aplicación y sus bases de datos funcionan en un servidor ubicado en Boston (Massachusetts, Estados Unidos), y los archivos y las copias de seguridad se guardan en un almacenamiento en la nube en Norteamérica. Otros proveedores, como los de correo electrónico y de red, también pueden tratar la información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. En todos esos casos, la transmisión se hace bajo contratos que les exigen proteger tus datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión internacional.

Requisitos legales

Compartimos información si es requerido por ley, incluyendo solicitudes de autoridades fiscales (DIAN), de la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio), policiales o judiciales.

Transferencia de negocio

Si YazPos es adquirida o fusionada con otra empresa, tu información podría ser transferida como parte de esa transacción. Te notificaremos de cualquier cambio.

8. Seguridad de tus datos

Protegemos tu información con estas medidas técnicas y organizacionales:

  • cifrado TLS (HTTPS) para los datos en tránsito;
  • copias de seguridad diarias y continuas, cifradas antes de salir del servidor y guardadas fuera de él; las diarias, además, con bloqueo contra borrado;
  • simulacros mensuales de restauración de esas copias, hechos fuera del servidor;
  • contraseñas guardadas con argon2id, un algoritmo de hash resistente a ataques;
  • credenciales de sesión que duran 15 minutos y se renuevan con rotación;
  • servidores protegidos por firewall y sin puertos web abiertos: el tráfico entra por un túnel cifrado y el acceso administrativo es solo con llave;
  • datos de cada negocio separados de los de los demás, en un espacio propio de la base de datos;
  • acceso restringido al personal autorizado;
  • registro de auditoría de los inicios de sesión y de los cambios sensibles de la cuenta, que la aplicación no puede borrar.

Cuando lleguen el modo sin conexión y las cuentas de empleados, sumaremos la base de datos local cifrada en cada dispositivo y la auditoría de las acciones de los empleados.

Nota: aunque estas medidas son robustas, ningún sistema es 100 % seguro. Reporta cualquier vulnerabilidad a [email protected]. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.

9. Retención de datos

Retenemos tu información mientras:

  • tu cuenta esté activa y durante los 30 días siguientes a que pidas eliminarla;
  • sea necesario para cumplir nuestras obligaciones legales;
  • sea necesario para resolver disputas.

Algunos datos tienen plazos propios:

  • Reservas: el nombre, el teléfono y la nota de cada reserva se borran 12 meses después de la fecha de la reserva; queda solo el registro anónimo (hora, personas, mesa y estado).
  • Cuentas por cobrar: los saldos, cupos, vencimientos y abonos de los clientes a los que el negocio les vende a crédito se guardan mientras el cliente deba algo o tenga saldo a favor y, después, mientras exista la cuenta del negocio, como soporte contable de sus ventas y sus cobros.
  • Compras y cuentas por pagar: las compras que el negocio registra, con los datos de sus proveedores (nombre, documento y contacto), lo que les debe y los pagos que les hace se guardan mientras exista la cuenta del negocio, como soporte contable de sus compras y sus pagos.
  • Registros sin confirmar: si alguien empieza a crear una cuenta y no confirma el correo, borramos esa solicitud a los 7 días.
  • Negocios inactivos sin ventas: si un negocio nunca registró una venta ni emitió una factura y lleva 90 días sin actividad, avisamos por correo a la persona dueña 14 días antes y, si nadie inicia sesión en él en ese plazo, lo eliminamos con todos sus datos (y la cuenta de la persona dueña, si no participa en otro negocio). Para saberlo usamos la fecha del último ingreso al negocio y un resumen técnico sin datos personales: si tiene ventas, la fecha de su última actividad y el estado de sus dispositivos. Los detalles están en los Términos y condiciones.
  • Auditoría: los registros de los inicios de sesión y de los cambios sensibles de la cuenta, con la dirección IP y el navegador o dispositivo usado, se guardan 12 meses. Si eliminas tu cuenta, a los 30 días se quitan la IP y el navegador de esos registros.
  • Registros técnicos (logs): los de nuestros servidores rotan y se borran solos en pocos días.
  • Correos enviados: el registro de los correos que te enviamos se guarda 30 días si son del registro de cuentas, como el de confirmar tu correo, y 180 días los demás. Si eliminas tu cuenta, los que te enviamos se borran a los 30 días.

Documentos fiscales. Mientras tu cuenta exista, guardamos las facturas electrónicas y los demás documentos fiscales, con su XML y la respuesta de la DIAN. Si eliminas tu cuenta, a los 30 días también se borran de YazPos. Las facturas siguen en Taxxa y en la DIAN, y conservar tus libros y facturas el plazo legal (cinco (5) años o más) es responsabilidad del negocio: expórtalos antes.

Exportar tus datos. En «Mi cuenta» puedes exportar tus datos una vez al día: un archivo ZIP con un CSV por tipo de dato (productos, clientes, ventas y documentos, entre otros), sin contraseñas, PIN ni credenciales. También puedes pedirlo escribiendo a [email protected].

Eliminación. Puedes eliminar tu cuenta desde «Mi cuenta» (los pasos están en Cómo eliminar tu cuenta). Tienes 30 días para arrepentirte: el negocio queda detenido desde la solicitud y puedes cancelar en ese plazo. Si la cuenta es la de la persona dueña, se elimina todo el negocio (cada negocio del que seas dueño). Al día 30 borramos tu cuenta y esos negocios con todos sus datos, y no conservamos copia aparte. Solo queda un registro mínimo anónimo, sin nombre, correo ni IP, y el enlace del negocio queda reservado seis (6) meses; después se libera y otro negocio puede usarlo. Si eres administrador de un negocio ajeno, solo se borra tu cuenta y el negocio sigue. Las copias de seguridad cifradas se borran solas al cumplir su ciclo de rotación, así que los datos eliminados pueden permanecer en ellas hasta siete (7) meses, sin usarse para ningún otro fin.

Suspensión. Si suspendemos un negocio (los motivos están en los Términos y condiciones), sus datos se conservan sin cambios mientras dure la suspensión: no se borran ni se usan para otro fin. Registramos el motivo, la fecha y la persona de YazPos que lo decidió.

Datos en tus dispositivos. La copia que la aplicación guarda en tus dispositivos para funcionar sin internet permanece allí hasta que la borres o desinstales la aplicación (ver la Política de cookies).

10. Tus derechos

Como titular de tus datos, tienes derecho a:

  • Acceso: conocer y solicitar de forma gratuita una copia de tus datos personales.
  • Rectificación: actualizar y corregir información inexacta o incompleta.
  • Eliminación: solicitar el borrado de tus datos cuando proceda («derecho al olvido»).
  • Portabilidad: recibir tus datos en un formato estándar para transferirlos a otro servicio.
  • Restricción: limitar cómo usamos tus datos.
  • Objeción: oponerte al tratamiento de tus datos para propósitos específicos.
  • Prueba de la autorización: solicitar prueba de la autorización que nos diste.
  • Revocación: revocar tu autorización, salvo que un deber legal o contractual nos obligue a conservar los datos.
  • Información: saber qué uso damos a tus datos.
  • Queja: presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Prueba de la autorización de los clientes de un negocio. Cuando un negocio registra en YazPos la autorización de uno de sus clientes, YazPos guarda quién la registró, cuándo, por qué canal y qué versión del aviso se mostró. Ese registro es de solo inserción: no se puede borrar ni modificar, y sirve como prueba de la autorización (Decreto 1377 de 2013, artículo 7). Si el cliente la revoca, se agrega un registro nuevo, sin borrar el anterior.

Para ejercer estos derechos, escríbenos a [email protected] con tu nombre, tu documento de identidad, la descripción de lo que solicitas, una dirección de contacto y los documentos que quieras hacer valer.

  • Consultas: las respondemos en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables hasta por cinco (5) días hábiles más, avisándote el motivo.
  • Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, avisándote el motivo.

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio debes agotar este trámite de consulta o reclamo con nosotros (Ley 1581 de 2012, artículos 14 a 16).

Si eres cliente, empleado o proveedor de un negocio que usa YazPos, dirige tu solicitud a ese negocio, que es el responsable de tus datos. Si nos la envías a nosotros, se la trasladaremos en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y te avisaremos.

11. Cookies

YazPos usa cookies y almacenamiento local en tu dispositivo para mantener tu sesión y funcionar sin internet. No usamos cookies de análisis ni de publicidad. Consulta nuestra Política de cookies para más información sobre:

  • qué cookies y qué almacenamiento local usamos;
  • cómo controlar tus preferencias y borrar esos datos;
  • por qué hoy no hacemos seguimiento ni análisis con cookies.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política en cualquier momento. Publicaremos cada versión en esta página con su fecha de actualización y te notificaremos de los cambios significativos por correo electrónico antes de aplicarlos. Si un cambio afecta las finalidades del tratamiento, te pediremos una nueva autorización cuando la ley lo exija. Continuar usando YazPos después de los cambios significa que aceptas la nueva política.

13. Contacto y protección de datos

Si tienes preguntas sobre tu privacidad o esta política, contáctanos:

Correo electrónico: [email protected]

Si no estás satisfecho con cómo manejamos tus datos, tienes derecho a presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), autoridad de protección de datos en Colombia, o ante la autoridad competente de tu país.

Esta política está vigente desde el . Nuestras bases de datos se conservarán mientras prestemos el servicio y durante los plazos descritos en la sección 9.